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Buchhaltungsregeln zur Umsatzabgrenzung und -realisierung
Umsatzabgrenzung und Umsatzrealisierung sind für Unternehmen mit regelmässig wiederkehrenden Umsätzen (z.B. Abonnements, SaaS, Subscriptions) für eine ordnungsgemäße Buchhaltung essentiell.
Revenue recognition: Was ist Umsatzrealisierung in der Buchhaltung?
Die Umsatzerlöse sind für das Management und für externe Partner sowie Kapitalgeber eine wesentliche Kennzahl zur Beurteilung des Geschäfts hinsichtlich Cash-Flow, Gewinnprognosen, sowie für die Einschätzung des Betriebsergebnisses - dies gilt gleichermassen für GmbHs wie für AGs, UGs, Freelancer, Selbständige und GbRs.
Seit dem 1. Januar 2018 müssen Unternehmen nach IFRS 15/ASC 606 alle geschlossenen Verträge mit Kunden daraufhin überprüfen, wann und in welcher Art und Weise die aus diesen Verträgen resultierenden Umsätze zu verbuchen sind.
Dies betrifft vor allem Unternehmen und Start-ups, die Produkte und Dienstleistungen in einem Lizenz- oder Abonnement-Modell vertreiben, z.B. Software-as-a-Service (SaaS), Mitgliedschaften, Loyalitätsprogramme oder ähnliches – nicht berücksichtigt werden im folgenden Leasing-/Versicherungsverträge, Finanzinstrumente und nicht-monetärer Leistungsaustausch zwischen Unternehmen in derselben Branche.
Wie funktioniert die Revenue Recognition?
Wenn Zahlungen des Kunden und die regelmäßige Erbringung von Dienstleistungen oder Lieferung von Produkten auseinanderfallen, muss zunächst der entsprechende Umsatz abgegrenzt werden und dann auf die entsprechenden zeitlichen Perioden, in denen dieser anfällt, verteilt werden - dies ist die sogenannte „Umsatzabgrenzung“, und anschließende "Umsatzrealisierung" (auf Englisch „Revenue Recognition“). Dies stellt sicher, dass Umsätze erst dann ausgewiesen werden wenn auch die dazugehörige Leistung und die damit in Zusammenhang stehenden Kosten anfallen – somit wird ein objektives Bild der Unternehmenslage dargestellt.
Ein Beispiel zeigt dies:
Ein Start-up erstellt und vertreibt Software-Lizenzen mit einer Laufzeit von 12 Monaten und einem Preis von 2,400 EUR über die Vertragslaufzeit - die SaaS-Lizenzen können entweder im Jahresabo oder monatlich bezahlt werden. Im Jahrsabo gilt z.B. eine Lizenz ab dem 1. Februar bis zum 31. Januar des Folgejahres. Das Start-up kann somit den bereits vom Kunden bezahlten Lizenzpreis von 2,400 EUR nicht vollständig im Februar als Umsatz ausweisen, sondern muss in diesem Fall pro Monat einen Umsatz von 2,400 EUR / 12 Monate = 200 EUR/Monat ausweisen und einen passiven Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP) in Höhe von 2,400 EUR – 200 EUR = 2,200 EUR für den Februar bilden. Der erste Umsatz wird somit im Februar in Höhe von 200 EUR ausgewiesen. Die Verumsatzung von 200 EUR pro Monat wird für alle kommenden Monate bis einschließlich Januar des Folgejahres wiederholt. Gleichzeitig wird in jedem Monat der passive Rechnungsabgrenzungsposten um den Betrag von 200 EUR erniedrigt. Zum Monatsabschluss im Januar des Folgejahres sind alle Umsätze aus diesem Lizenzgeschäft ausgewiesen und der passive Rechnungsabgrenzungsposten ist komplett aufgelöst.
Wie wird die Umsatzrealisierung heute operativ meistens erledigt?
Viele Buchhaltungssysteme wie DATEV unterstützen heute meist standardmässig keine automatische Umsatzabgrenzung. Daher wird in vielen Start-ups und Unternehmen, die Abonnementmodelle einführen oder betreiben, die Umsatzrealisierung heute meist manuell vorgenommen, d.h. mittels komplexer, selbst entwickelter Excel-Tabellen die den Umsatz über die entsprechende Zeitdauer aufspannen und somit abgrenzen; diese monatlichen Umsätze werden dann jeweils individuell je Vertrag oder in Summe durch den Buchhalter oder Steuerberater händisch im entsprechenden Buchhaltungssystem in jedem einzelnen Monat gebucht, gleichzeitig werden die manuell gebildeten passiven Rechnungsabgrenzungsposten (PRAP) monatlich manuell reduziert, auch dies muss jeweils einzeln gebucht werden.
Wie hilft fcst.me bei der Umsatzrealisierung?
fcst.me automatisiert diesen Prozess. Nach Eingabe der Vertragsparameter (i.w. Kunde, Laufzeit und Vertragsvolumen) werden die entsprechend monatlich abzugrenzenden Umsätze und die passiven Rechnungsabgrenzungsposten automatisch für die gesamte Vertragslaufzeit erzeugt. Zu jedem Monatsabschluss erzeugt fcst.me dann auf Knopfdruck die erforderlichen Buchungssätze, diese können als Excel-/CSV-Datei heruntergeladen werden und direkt in das Buchhaltungsprogramm DATEV oder andere Buchhaltungstools, die DATEV-Files verarbeiten können, eingelesen werden. In der Buchhaltungssoftware sind keine weiteren manuellen Buchungsschritte mehr erforderlich. Dies erspart internen Mitarbeitern, Buchhaltern und Steuerberatern viel Zeit.
Da alle Umsatzdaten in einer strukturierten Datenbank abgelegt werden, ist die Nachvollziehbarkeit und auch die Überprüfung von Kontenständen für den abgegrenzten Umsatz jederzeit möglich – dies ist wichtig für Wirtschaftsprüfer, Finanzamt und Geldgeber wie VC-Gesellschaften oder Banken. Außerdem können alle Daten jederzeit als Excel/CSV-Datei exportiert und im Detail analysiert werden. Als Web-Applikation haben alle Mitarbeiter den Blick auf die gleichen Daten, unterschiedliche Versionsstände von per eMail versandten Dateien entfallen so („single source of truth“).
Welche weiteren Funktionen hat fcst.me ?
fcst.me lässt sich per API-Schnittstelle an CRM-Systeme wie Pipedrive, Hubspot oder Salesforce oder an Buchhaltungssysteme wie DATEV connect online oder Sevdesk anschließen, damit können alle Daten automatisch von einem in das andere System fließen.
Die Laufzeiten der abgeschlossenen Abonnements lassen sich jederzeit in einem Dashboard visualisieren und liefern wichtige Informationen für die Geschäftsführung, den Vertrieb (Vertragsverlängerung) und für das Controlling.
Neben der Umsatzabgrenzung nach IFRS 15/ASC 606 erlaubt es fcst.me auch, die zukünftigen Umsätze aus den abgeschlossenen Verträgen nach Ablauf als mögliche Vertragsverlängerung zu planen, basierend auf der Abschätzung von Verlängerungswahrscheinlichkeiten.
fcst.me ermöglicht zudem (falls noch nicht vorhanden oder nicht automatisiert) die Erstellung von Rechnungen. Die mit fcst.me erstellten Rechnungen werden automatisch abgegrenzt. Auch kann das Mahnwesen für die gestellten Rechnungen aus fcst.me erfolgen und so Umsätze meist schneller realisiert werden.